上外办〔2018〕8号 签发人：李岩松
关于印发《上海外国语大学行政规范性文件制定办法》的通知
各单位：
《上海外国语大学行政规范性文件制定办法》已经2018年第二次校长办公会议审议通过，现予发布，自2018年3月12日起施行。
特此通知。
附件：《上海外国语大学行政规范性文件制定办法》
上海外国语大学
2018年3月2日
附件
上海外国语大学行政规范性文件制定办法
上外办〔2018〕8号
（经2018年第二次校长办公会议审议通过）
第一章 总则
为规范上海外国语大学行政规范性文件制定和备案工作，加强对规范性文件的监督管理，维护学校《章程》权威性和各类规范的统一，促进依法治教，根据《规章制定程序条例》《法规规章备案条例》《上海市行政规范性文件制定和备案规定》等法律法规，结合学校工作实际，制定本办法。
本办法所称的行政规范性文件，是由学校制定的，对学校各单位、教职员工（包含离退休人员）和学生具有普遍约束力、能反复适用的文件，包含基础规范与实施规范两种文件形式。
大学章程的制定、修改、修订按照《高等学校章程制定暂行办法》《上海外国语大学章程》办理。
学校部门、院（系）、科研院（所）等内设机构根据校级规范性文件制定的仅在本部门、院（系）、科研院（所）范围内实施的具体文件由内设机构参照本规定执行，经部门、院（系）、科研院（所）审批通过后，报业务主管部门备案。
本办法所称“基础规范”指，就学校层面的综合性事务或者就某个领域的整体性事务制定的规范性文件；本办法所称“实施规范”指，学校已经制定综合性或者就某个领域整体性的规范性文件，但在操作过程中需要针对其中某类事项作出更加详细的规定，方便相对人理解与使用基础规范的文件形式。
校长办公会议是行政规范性文件制定机构，授权校长办公室履行规范性文件制定协调工作。
规范性文件的制定应当遵循合法、合理、必要、可行的原则，并保障校内各单位、教职员工、学生有序参与。
学校规范性文件已经作出明确规定且仍然适用的，不得制定内容重复的规范性文件，部分内容需要更新、更改的，应当在原有基础上予以修改或修订。
规范性文件的名称，一般称“规程”“规定”“办法” “细则”等。但不得使用“条例”“规章”等特指行政法规、部门规章、地方性政府规章等的名称，并尽量控制“章程”在学校规范性文件体系中的使用。
“基础规范”根据文件的侧重形式，可选择适用“规程”“规定”“办法”命名；“实施规范”通常使用“细则”命名。
规范性文件应当具有明确的制度、措施和程序等实质内容，并做到逻辑结构严密，语言文字规范，表述简洁准确。
规范性文件的制定程序包括立项、起草、审批、签发、公布、解释等。其中，起草、审批、签发、公布是必经程序。
第二章 规范性文件立项
各业务主管部门应当根据规范性文件梳理结果以及日常实践需求，编制本部门下一年度规范性文件立项计划，提交《上海外国语大学规范性文件立项审批汇总表》（附件一），于每年11月底前报送校长办公室。校领导根据学校实际情况，可指令业务主管部门制定相关规范性文件。
校长办公室根据学校总体工作部署以及各业务主管部门提交的立项计划，严格按照控制文件数量的要求，编制下一年度规范性文件立项规划草案，送各业务分管校领导批示后，报校长办公会议审议，通过后在全校组织实施。列入本年度规划的规范性文件应当在当年予以发布。
年度立项规划在执行过程中，可以根据实际情况予以调整。未列入计划的新增文件，在业务主管部门提请规范性文件草案审批时，由文件制定机构一并审查文件类别、文件制定的必要性、可行性等内容。
校长办公室在年末向校长办公会议报告本年度规范性文件制定情况。本年度未完成的文件制定计划，由规划制定机构根据实际情况决定是否列入下一年度计划。
第三章 规范性文件起草
规范性文件应当由业务主管部门负责起草。其中，专业性、技术性较强的规范性文件，起草机关可以吸收相关领域的专家参与起草工作，也可以委托相关领域专家、研究机构、其他社会组织起草。涉及两个以上部门的，根据履行职责的需要，可以联合起草规范性文件；联合起草时，应当由一个部门主办，其他部门配合。
起草规范性文件，应当对制定规范性文件的必要性和可行性进行研究，并对规范性文件涉及的管理领域现状、所要解决的问题、拟设定的主要政策、措施或者制度的合法性和合理性等内容进行调研论证，应当着重分析其他高校类似规范性文件制定经验，分析规范性文件施行可能遇到的困难、瓶颈及解决措施。
起草的内容应当包括制定的依据和宗旨、适用范围、调整对象、职责权限、具体程序、施行日期等。因拟制定文件的施行将影响其他文件效力的，应当在文件中表明被废止、或需要宣布失效的文件名称及文号。
起草的文件，根据内容的繁简，可采用不同的体例。文件内容较少的，可不设章或节，全部用条表示，表示为“第×条”。文件内容较为复杂的，可设章，章下可设节，章或节的序号以汉字表示，并标注题目，表示为：“第×章(节) ××××”；章(节)下设条，条的序号以汉字表示，表示为“第×条”；条下设款，款与款之间的内容应当具有关联性；款下可设项，项的序号以加括号的汉字表示，表示为“（×）”；项下可设点，点的序号以阿拉伯数字表示。
规范性文件草案应当广泛听取意见，涉及其他部门职责的，应当书面征求相关单位意见。涉及学校重大发展规划、教职员工和学生重大权益的基础规范，应当予以公示，经分管校领导初审后，提交教职工代表大会或学生代表大会讨论。教职工代表大会或学生代表大会闭会期间，由常设机构履行相应职责。
校内单位、教职员工、学生等对规范性文件草案内容提出意见和建议的，起草部门应当予以研究处理，并在起草说明中载明。对草案内容存在重大分歧的，应当由起草部门进行协调；协调不成的，报分管校领导协调或者决定。
第四章 规范性文件审核、批准、签发、公布与解释
业务主管部门将起草的规范性文件提交审批的，应当由起草部门主要负责人签署意见；规范性文件由几个部门共同起草的，应当由涉及部门主要负责人共同签署。
将草案提请审批，需通过发文流程，提交以下内容：规范性文件立项计划及批复（计划外文件可不提供）、《上海外国语大学规范性文件审批表》（附件二）、规范性文件依据的上位法、对规范性文件进行意见征询的相关材料等内容。
业务主管部门在文件起草、意见征询等环节中存在疑难法律问题，或业务分管校领导认为必要的，规范性文件草案可提交校长办公室法律事务室或学校法律顾问进行合法性审查。
规范性文件草案有下列情形之一的，可将其退回起草部门，或者要求起草部门修改、补充材料后再报请制定：
（一）制定文件的基本条件尚不成熟的；
（二）与上位法或先行制定的规范性文件冲突的；
（三）内容明显不合理的；
（四）已经制定相似规范的；
（五）未经必要的意见征询程序；
（六）未按本规定第二十条、第二十一条规定提供相关材料的；
（七）相关部门对草案的内容有重大分歧意见且理由较为充分的。
基础规范经分管校领导审查，由校长办公会议审批通过，由校长签发；实施规范学校授权分管校领导审批，由分管校领导签发。分管校领导认为必要的，可将实施规范提交校长办公会议集体审议。
校长办公室对规范性文件进行统一编号、统一登记。规范性文件发布应当按照学校公文管理相关规定进行。起草单位应当及时将规范性文件，通过信息平台、本部门网站等便于校内单位、教职员工和学生知晓的方式公布。
规范性文件未向校内各单位、教职员工、学生等相关主体公布的，不得作为实施管理的依据。
规范性文件不溯及既往，但为了更好地保护校内教职员工和学生权益而作的特别规定除外。
规范性文件应当规定施行日期。公布日期和施行日期之间应当留有合理时间，以便相关主体作出调整，进行过渡。但为预防、应对和处置突发事件以及公布后
立即施行将有碍法律、法规、规章、国家政策、学校重大规划执行的除外。
规范性文件的名称冠以“暂行”“试行”的，有效期自施行之日起不超过2年。未明确有效期的，其有效期为2年。有效期届满前，起草部门应当对规范性文件有效期是否延续进行评估。
规范性文件的解释权，由校长办公会议行使，但可根据实际情况授权起草部门作出解释。
第五章 规范性文件的修改与修订
规范性文件经评估，因管理部门名称变化或职责调整，或文件内容部分不合时宜，需增加、删除、调整个别条款或表述，但整体体例、结构不变的，起草部门或实施部门应当向规范性文件制定机构或授权机构提交修改决定草案，审批通过后，公布修改决定，并附修正文本，规范性文件的原生效时间不变。
规范性文件经评估，因调整对象发生重大变化，法律原则和主要条款需修改或需对全文做全面修改，涉及文件整体体例、结构的，起草部门或实施部门应当向规范性文件制定机构或授权机构提交修订文本草案，审批通过后，公布修订后的规范性文件，实施日期为修订后的实施日期。
规范性文件修改、修订应按照本规定的程序办理。
第六章 规范性文件的梳理
学校实行规范性文件定期梳理制度，根据学校规范性文件制定、修改、修订、废止、失效等情况，或者对规范性文件施行效果进行的评估情况，及时开展梳理工作。
规范性文件的统一梳理，由校长办公室组织实施。起草部门应当于每年1月底之前，将本部门上一年度的规范性文件梳理目录（附件三）、规范性文件内容报送校长办公室。校长办公室将汇总内容提交校长办公会议审议通过后，公布梳理结果。
第七章 附则
规范性文件制定过程中形成的相关材料，包括但不限于文件内容、上位法、意见反馈、会议材料等，由起草部门妥善保管，年末送档案室归档。
校内各单位违反本管理办法，未按程序制定规范性文件的，规范性文件不发生效力；由此引起纠纷，情节严重、造成不良后果的，由学校对相关责任人员给予相应处理或处分。
涉密文件另有规定的，从其规定。学校内设机构内部文件的制定程序由各部门自行约定，报校长办公室备案。
本规定由校长办公会议授权校长办公室进行解释。
本规定自2018年3月12日起生效。
8号附件一：上海外国语大学规范性文件立项审批汇总表.xlsx8号附件三：上海外国语大学规范性文件梳理目录.xlsx
8号附件二：上海外国语大学规范性文件审批表.docx8号附件：流程图.docx
