上海外国语大学行政印章管理和使用规定
为进一步加强学校行政印章管理、规范印章使用程序、完善工作流程，根据我校实际情况，特制定校内各级行政印章的管理和使用规定。
一、印章的范围
本规定所指的行政印章包括：
（一）法定名称章，指“上海外国语大学”印章（以下简称“学校印章”）、“上海外国语大学”钢印（以下简称“学校钢印”）；
（二）校长签名章；
（三）冠以法定名称的业务专用章及钢印（以下简称“业务专用章及钢印”）；
（四）“校长办公室”等行政部、处公章，及院、系、所、中心公章（以下简称“单位公章”）；
（五）其它经学校许可使用的印章。
二、印章的管理
校长办公室是学校各类行政印章的综合管理部门，统一审核各类行政印章的刻制，并监督使用。
（一）印章的式样
1、学校印章为圆形，中央刊五角星，五角星上部自左而右外环机构法定名称“上海外国语大学”。印章直径按上级有关规定执行。
2、学校钢印为圆形，中央刊五角星，五角星上部自左而右外环学校法定名称“上海外国语大学”。
3、校长签名章的字样为当任校长的姓名，字体为校长本人的手写体。
4、业务专用章及钢印为圆形，中央刊五角星，五角星上部自左而右环学校法定名称，五角星下部自左而右横刊印章名称，字样为“XX专用章”。
5、单位公章为圆形，中央刊五角星，五角星上部自左而右环行字样为“上海外国语大学”，五角星下部自左而右横刊单位名称。
6、印章所刊汉字，应当使用国务院公布的简化字，字体为宋体。
（二）印章的刻制
刻制新单位公章或专用章须向校长办公室递交书面请示，并由申请单位行政负责人签字，经校长办公室审核后出具介绍信，申请单位凭介绍信到指定刻字社统一刻制。
（三）印章的启用
印章刻制完成后，各单位在正式启用前，须持新印章到校长办公室留存印鉴并登记印章启用日期，以作备案。未经留样备案的，一律不准自行使用。
（四）印章的停用
已经使用的印章，如因机构变动、印章磨损或其它原因停止使用时，各单位的印章保管人应将原印章缴回学校综合档案室，由学校封存或销毁。
（五）印章的保管
各单位必须指定能坚持原则、办事公正、认真负责、组织纪律性强的人员管理本单位印章，且专人专管，不得委托他人代存代管。管理人员临时外出时可将印章交所在单位主要负责人代管。学校印章、学校钢印、校长签名章和介绍信由校办秘书负责保管。
（六）印章的使用要求
1、监印人必须亲自用印，用印前须按各级用印负责人的审批意见，审查用印文件的内容、格式，无误后方可用印，用印应端正清晰。印章应及时清洗，细心保护。
2、印章应加盖在正文右下方、落款时间的中上方，上沿应不压正文，底边在发文时间之下，即所谓“齐年盖月”。
三、印章的使用范围
学校印章及钢印代表上海外国语大学，在以学校名义开展的事项上使用。
（一）“上海外国语大学”钢印
主要用于学校颁发的各类证书和证件（工作证、离退休证、毕业证、学位证、任职资格证等）的照片压印，不能独立使用。
（二）“上海外国语大学”印章
1、以学校名义报送的各类公文；
2、以学校名义发放的各类证书、证件、请柬、奖状等（包括：工作证、离退休证、资格证、招生录取通知、各类毕业证书、肄业证书、结业证书、学位证书等）；
3、各类合同（含意向书）、协议书及具有法律效力的证明文件；
4、名誉、顾问、客座、兼职教授的聘书；
5、科研申请报表、报告、鉴定书等；
6、统计报表、工资报表、职称（务）申报表、基建报表等；
7、银行兑汇单据、海关免税、报关、订货及保函等；
8、出国申请、外国人在华各类申请表、公派出国人员探亲证明等；
9、其他特殊情况。
（三）校长签名章
在校长以学校职务身份签署的事项上使用，如以校长名义签发的各类公文、证书、报表、合同、协议书等。
（四）业务专用章及钢印
对外具有代表学校的效力，在学校以法人身份参与的、与印章名称相适应的业务中使用。业务专用钢印主要用于与钢印名称相适应的学校颁发的证件（如学生证）的照片压印，不能独立使用。
（五）“校长办公室”印章
用于以校办名义上报、平送或下发的各类公文、函件等。
（六）单位公章代表隶属学校的教学、科研单位或行政部门，主要用于一般工作联系。未经学校授权，不得对外签署合同或协议。
（七）其它经学校许可使用的印章，在许可使用时应明确印章的使用范围。
四、印章的使用程序
学校行政印章的使用和管理必须坚持严格、安全、规范的原则，各单位行政负责人对本单位印章或被授权管理的印章负首要责任。
（一）学校印章、校长签名章的使用，应遵守下列规定：
1、至校长办公室用印前须填写《上海外国语大学行政印章使用登记表》进行申请。
2、上报上级部门的重大事项，必须由申请单位或职能部处审核后，经主管校领导批准，方可用印。
3、各职能部门的日常工作用印，经部门负责人批准后，方可用印。
4、在紧急情况下，如果校领导无法签署用印意见，但不立刻加盖印章将会延误事项或产生不利后果，可以报校办主任签批用印。
5、未经校办主任同意，任何人不得将所有校办保管的印章带离办公地点，不得在办公室以外地点存放或使用印章。
6、严禁在空白材料上用印。
（二）具体用印使用程序
1、“上海外国语大学”印章及钢印
1）以学校名义报送的各类公文，必须由主办单位拟稿（必要时有关部门负责人会签），经各职能部门审核、主管校领导签发后，统一到校长办公室办理发文和用印手续。
2）各类证书、证件、请柬、奖状、证明等常规材料，必须经相关职能部门审核、签字（特殊情况报主管校领导同意后），由专人携带人员名册或相关文件到校长办公室办理用印手续。
3）授予名誉、顾问、客座、兼职教授聘书，必须经各有关职能部门审核审核、签字后，凭主管校领导的正式签署批件，到校长办公室办理用印手续。
4）各类合同、协议、鉴定书、申报材料、计划任务、报表、职称（务）申报表、出国申请、登记、审查表等重要文件必须由相关职能部门审核、签字，并经主管校领导签批后，由职能部门派专人到校长办公室办理用印手续。用印后，合同、协议必须留一份至校长办公室归档保存，其他材料由各部门归档保存，以备查考。
5）上报上级部门或组织的各类专家名单或重要社会兼职，须由相关职能部门审核、签字，并经主管校领导签批后，由职能部门派专人到校长办公室办理用印手续。
6）银行兑汇单据、海关免税报关、订货及保函、外国人在华各类申请表、公派出国人员探亲证明等，须由相关职能部门审核、签字，并经主管校领导签批后，由职能部门派专人到校长办公室办理用印手续。
7）在外刊登广告、声明等，按事项由申请单位经办人拟稿，有关部门负责人核稿签字，经主管校领导批准后到校长办公室办理用印手续。
8）机动车辆年审、减免公路使用税等，须由相关职能部门审核、签字，并经主管校领导签批后，由职能部门派专人到校长办公室办理用印手续。
9）本校教职工亲属外出，不属学校及各部门出具证明的范围。如有特殊情况需由学校出具证明并加盖印章的，须经教职工所属院（系）或部门审核、签字，主管校领导签批后，方能办理。
10）学生如需开具校级证明或介绍信，必须先向院（系）提出书面申请，经所在院（系）负责人签署意见后，由院（系）办公室人员到校长办公室办理相关手续。学生个人直接到校办开具介绍信或加盖学校印章的，一概不予办理。
11）其他特殊情况，须经校办主任审核、主管校领导签字同意后，方可用印。
2、校长签名章
学校法人印章以及其他校领导签名章的保管使用按学校印章的保管使用办法执行，除已经其本人授权或会签的文件外，临时用印须征得校领导本人同意。
3、单位公章
1）“校长办公室”印章
以校长办公室名义印发的各类文件、信函、通知、通告等，或由校办出具的证明、请示、报告等，经主管校领导或校办主任签发后方可用印。
2）各单位公章应制定和完善相应的用章管理制度，严格履行登记、审批手续；印章的存放地点要求安全保险，由专人进行保管和使用，防止丢失和滥用；使用本单位公章前应报经本单位领导批准；未经本单位领导批准，不得携带印章离开办公地点，不得在办公室以外地点存放或使用印章。
五、本规定自2012年1月1日起施行，原规定自本规定施行之日起同时废止。
六、本规定由校长办公会议负责解释。
校长办公会议可授权校长办公室对本规定进行解释。
校长办公室
二○一一年十二月
