上外办〔2014〕39号                    签发人：曹德明   

 

 

    关于发布《上海外国语大学会议管理

暂行办法》的通知

 

各单位：

为落实中央和教育部文件精神，规范会议管理，学校制订了《上海外国语大学会议管理暂行办法》，经2014年第八次校长办公会议审议通过，现予公布，请各单位遵照执行。

 

校长办公室 

2014年9月4日

 

 

上海外国语大学会议管理暂行办法

 

第一章  总  则

第一条  为贯彻落实中央、教育部有关规定，切实精简会议，改进会风，加强管理，制定本办法。

第二条  本办法适用于以学校名义召开的国际会议（含各类报告会、研讨会、讲座、论坛等。下同。）、国内会议和校内会议。

第三条  举办会议应围绕学校中心工作和重点任务，会议要事先充分准备，周密制订计划，科学安排，坚持务实、精简、高效、节约和小会服从大会、局部服从整体的原则，分类审批，统筹安排。

 

第二章  会议审批

第四条  规范会议审批。党委办公室、校长办公室统筹协调，分类管理。

国际学术会议由对外合作交流处和科研处归口管理；国内学术会议由科研处归口管理；党委全委会、党委常委会、校长办公会、纪委全委会、中层干部会、院（系、所、部）行政负责人例会、基层党委（总支、直属支部）书记例会、党政联席会等按照相应的议事决策制度举行；各类专业委员会会议和各条线工作例会等专门会议，由负责或牵头部门提出，报分管校领导同意。

第五条  加强会议统筹。除学校常规会议外，年初由党委办公室、校长办公室会同各部门拟订以学校名义召开的会议计划，按程序报批。凡未列入计划的，一般不再召开。

第六条  做好会议计划。会议牵头或主办部门应于会前10个工作日通过办公自动化系统内部请示件，将列入年度计划的会议安排报党委办公室、校长办公室。会议安排要列明具体时间、地点、主题、规模、主持人、议程、拟邀请出席校领导、参会人员姓名及职务、拟出台或研讨的文件、预算安排等事项，并经部门主要负责同志审签。

第七条  严格执行计划。已列入计划的会议，如遇特殊情况需改期、改址、更改会议内容或安排新的会议时，牵头或主办部门应报党委办公室、校长办公室，经请示分管校领导同意后，方可调整会议计划。

 

第三章  会议数量与规模

第八条  控制会议数量。凡是主题不明确、准备不充分的会议不开，能以文件、电话等形式解决问题的不开，时间相近、参会人员相同或交叉的多个会议应合并或套开。

    第九条  控制会议规模、规格。会议参会人员视内容而定，工作人员控制在会议人数的10%以内。可由部门分管负责人参加的会议不请部门主要负责人出席，可由部门负责人参加的会议不请校领导出席，可由主管校领导出席的会议一般不邀请学校主要领导出席。除主管校领导外，会议需要其他校领导出席的，由党委办公室、校长办公室负责协调安排。

第十条  控制会期。全校行政性会议一般不超过一天半，一般性工作会议或专题会议原则上不超过半天。国际会议和国内学术会议，按批准的期限执行。

 

第四章  会议组织与纪律

第十一条  突出会议主题。会议应当主题鲜明、内容充实，有明确、务实的预期效果，倡导开短会、讲短话。

第十二条  会议一般在校内召开。确因工作需要在校外举办会议，应当在四星级以下（含四星）饭店召开，并报主管校领导审批。不得到外省市或高档酒店、会所、度假村召开一般工作性会议，不得到风景名胜区召开会议。会议期间不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观。严禁组织高消费娱乐、健身活动。

第十三条  会场安排和布置要简洁、大方、实用。牵头或主办部门负责具体会务工作。校内会议一般不设主席台，其他会议如需设置，一般只安排与会的主要领导、会议主持人就座。同时做好会议到会情况统计、会议记录、会议决议及纪要发布和归档等工作。

除特殊需要外，一般不编发会议简报，不安排茶歇、摆放水果、放置鲜花，不制作会标背景板，提倡自带水杯和纸笔、自倒茶水。不得发放与会议内容无关的宣传资料、画册邮册、纪念品等。

第十四条  改进会议形式。充分利用现代信息技术手段改进会议形式，倡导以网络视频会、现场办公会、座谈会等简约高效的形式开会。

第十五条  严肃会议纪律。实行会议签到、请假制度，对校内会议无故迟到、早退或缺席者，予以通报批评。

第十六条  会议保密。参会人员要按照《保密法》和学校保密工作规定的有关要求，做好保密工作。在讨论中发生的分歧意见，涉及保密期限的干部、人事及其他暂时不宜对外公开的信息等，不得提前泄露。

 

第五章  会议经费管理

第十七条  控制会议经费支出，合理限定会议费总额。会议经费应于会前编制预算，按规定程序报批。会议费用应当全部纳入部门预算管理，并单独列示。

第十八条  会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费、专家评审费、专家咨询费、专家讲课（座）费等。

第十九条  国际和国内会议费用的具体开支标准与报销办法，分别按《上海外国语大学国际会议费管理办法》和《上海外国语大学国内会议费管理办法》的有关规定执行。

 

第六章  监督检查

第二十条  建立会议管理监督检查机制。

（一）党委办公室、校长办公室会同纪检监察部门加强经常性督促检查，有关部门年终应对会议成效进行评议。同时，就转变会风情况定期、不定期开展检查，有关结果报学校领导。

（二）纪检监察部门受理群众举报和有关部门移交的案件线索，及时查处会议管理中的违纪违法行为。对会议管理违规违纪行为，严肃追究相关责任人、直接责任人的责任。

（三）财务、审计部门应对各单位会议经费开支和使用情况进行监督检查。

 

第七章  附  则

    第二十一条  校内各单位可参照本办法，结合实际制订本单位会议管理的实施细则。

第二十二条  本办法由党委办公室、校长办公室会同相关职能部门负责解释。

第二十三条  本办法自颁发之日起施行。本校以往规定凡与本办法不一致的，按本办法执行。