上外办〔2014〕35号 签发人：曹德明
关于发布《上海外国语大学电子公文
处理规定》的通知
各单位：
为促进学校绿色办公，提升行政办公效率，完善学校电子公文处理流程，并促进学校电子公文处理规范化、制度化、科学化，学校依据相关文件制定了《上海外国语大学电子公文处理规定》，现经2014年第五次校长办公会议审议通过，予以发布，请各单位按照执行。
校长办公室
2014年7月7日
上海外国语大学电子公文处理规定
一、总则
第一条 为促进学校电子公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《教育部办公厅关于教育电子政务建设的指导意见》（教信息厅〔2003〕1号）、《教育部办公厅关于开展教育电子政务试点工程建设的通知》（教信息厅〔2004〕2号）、《教育部办公厅关于印发“2005年度教育电子政务建设实施要点”的通知》（教信息厅〔2005〕1号），特制定本试行规定。
第二条 电子公文指有别于纸质公文的、以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和存贮工具，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的公文及公文处理形式。
第三条 为对接上级部门办文要求，同时严肃办文纪律，电子公文的文种、格式、行文规则参照现行颁布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）。
第四条 学校电子公文处理通过校园网或针对本校网络环境而开发的移动终端进行，电子公文处理软件目前采用“上海外国语大学办公自动化（OA）系统”。
第五条 凡国家有关机构明文标注“秘密”及以上密级的公文不适用本规定。
二、办公自动化系统管理
第六条 校长办公室是学校办公自动化系统的主管部门，信息技术中心负责办公自动化系统的技术支持和系统维护，人事部门、档案管理部门等根据系统服务模块要求作为该系统使用的重要支持部门。校内其他单位是该系统的使用部门。系统按权限面向全校教职员工和部分临时补充使用人员开放，并提供服务。
第七条 学校办公自动化系统的系统管理员由校长办公室任命。系统管理员负责系统的日常维护，并配合档案管理部门对系统内所生成的电子公文进行必要而及时的归档。
第八条 档案管理部门负责对归档的电子公文按照档案管理的有关规定进行文件管理和查询利用等工作。档案管理部门指导系统各使用部门做好相关档案材料征集工作，各使用部门应派专员做好档案的保存对接工作。
第九条 各使用部门、支持部门要明确本部门主要负责人为系统应用的分管领导，并指定一人为本部门的办公自动化系统OA秘书，负责本部门（单位）的帐户管理和电子公文处理系统的培训与使用辅助，接受学校办公自动化系统校级系统管理员的业务指导与管理。
三、帐户与系统安全管理
第十条 新增人员的开户：新增人员报到后在人事部门填写基本信息，由人事部门审核通过，根据其相应的身份（如管理岗、教师岗）系统自动赋予基本使用权限，其它相关权限由各单位管理员申报，报校级系统管理员后进行配置。
用户调离岗位后，应根据情况作如下安排：1、调离原单位，由组织、人事部门提交相关材料，明确对该用户单位进行转换安排；岗位信息与权限由新入单位的管理员进行申报，提交至校级系统管理员。2、离职或退休等出校状态，由人事部门提出报表，由校级系统管理员对帐户进行销户；3、单位内部OA秘书等岗位转换，由单位管理员提出岗位及权限修改申请，报校级系统管理员进行调整。4.临时人员开具账号，应由用人单位主要负责人出具申请，注明账号用途、使用权限、使用期限和账号名称，并提交使用人相关身份信息。
第十一条 系统中用户的公文处理权限由各单位根据该用户的党务和行政分工所赋予的岗位职责分配，并可随着岗位和分工的调整作相应调整。权限需要调整的，由主要负责人签署意见后报校级系统管理员，并在本部门OA秘书处备案，在部门主要负责人交接时一并传递。
第十二条 学校系统管理员应采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。系统维护应具备完整、安全、适用的维保方案。
第十三条 各用户应妥善保护自己的账户资料。用户密码应经常更换，登录系统后因故离开要退出系统，以确保账户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知各部门OA秘书，并通过校级系统管理员及时赋予一个新密码。
第十四条 学校系统管理员应加强病毒监控，用户应定期查杀病毒，以最大限度保障系统正常运转。
第十五条 涉密公文不得通过办公自动化系统办理，仍沿用原涉密公文处理办法。上级文件应及时面向全校在系统内按规定公开以促进信息共享。
四、办公自动化系统公文的办理
第十六条 实施办公自动化系统后，除涉密公文外，学校公文处理与可上线处理的办事流程，均使用办公自动化系统完成，以加强多校区间联系，提高工作效率。
第十七条 公文的收文办理、内部请示和发文办理流程，由党办、校办依照各部门职能和校领导的分工对系统进行设定，按照学校有关公文办理相关规定进行。为确保公文完整，各用户应以精准、完整、及时为准则，认真处理正文、附件、留言等各环节的内容，否则可以按照相关规定视为无效公文。
第十八条 上级和非隶属单位普通来文，由校办秘书进行数字化处理后，进入办公自动化系统公文办理流程。根据相关流程，各单位在接到公文时应及时办理，确保个人用户的“待办事项”定时进行清理。
第十九条 以学校名义对外和向下级行文，由发文主办单位在系统中创建新文稿，提供初拟文稿后，启动发文办理流程，由发文审核单位及时进行处理。
第二十条 由各单位发起的内部请示，应包含各充分要件，文件正文、附件及相关材料应标题清晰、表达清楚、文字准确、言简意赅，以方便办文与留档。文件应严格按照办事流程和责任分工，做好会签部门的意见征求，并对办理结束的公文及时予以归档。
第二十一条 公文办理每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作，并在系统的工作流程“意见留言”中填写意见，留下痕迹。然后，将公文提交给流程设定的下一个公文处理者。如下一个公文处理者有多人可供选择，则要根据公文的内容和岗位分工及权限选定正确的发送对象发送，系统会以一定的方式通知接收方，接收方收到公文后，应及时办理。如果接收方发现接收到的公文不属于自己的职权范围，应及时将公文退回流程中的上一环节。
第二十二条 为保证公文处理的快捷性，党政机关、院系等各部门各级领导和工作人员应经常进入系统，及时处理待办事宜。学校定期对公文办理情况进行梳理，对在某个具体账户中出现的长期怠工、压扣文件、拖延不办等情况进行通报，并计入其本人与部门的工作考核范围之中。
五、公文归档与销毁
第二十三条 学校公文存档应以纸质载体为基础，电子文档为必要补充，电子公文与纸质公文互为镜像。
第二十四条 上级来文原件由收文部门存档。来文办理过程的资料（包括来文的扫描文档）应由主办部门转换成纸质形式（要求激光打印）并附加鉴别信息后，与办理过程中形成的其他纸质或实物材料一并由档案管理部门存档。
第二十五条 发文文稿（包括办理过程中各办理人签批的意见）、附件与文件正文统一打印后由党办、校办统一用印、存档。
第二十六条 校内请示文稿（包括办理过程中各办理人员签批的意见）、附件与文件正文应选择其信息公开属性，或根据档案管理部门要求，统一打印后，由发起部门配合档案管理部门存档纸质文件。
第二十七条 与电子公文有关的电子文档由学校系统管理员按档案管理有关规定，定期移交综合档案室。
第二十八条 不具备归档和存查价值的电子公文或办事流程，经校办负责人批准，可以销毁。电子公文的销毁，需进行登记并由两人监销，确保不错销、不漏销。
六、电子公文的效力
第二十九条 学校对外发文的报送采用纸质形式，办理过程仍通过办公自动化系统完成。纸质版与电子文档具有同等效力。
第三十条 各单位可以从办公自动化系统中打印已存档（即标注“存档传阅”以示公文流转完成）的公文之纸质形式，作为至其他部门或有关场合办理相关事项的说明，办事部门应通过OA系统校对验证该纸质版是否为原电子样张以确保无误。
第三十一条 在OA系统全线使用后，除国家明文规定密级和限制电子形式的文件，或由校党委常委会表决同意只保留纸质形式的文件外，只有纸质形式而在电子公文系统中查无验证的文件，可视为无效。对于因造假或虚改文件而造成的纸质文件与电子公文不对应行为，必要时追究相关人员有关责任。
违反国家相关规定和有关国际组织公约，对计算机信息系统中存储、处理或者传输的数据和应用程序进行非法删除、修改、增加之操作，导致后果严重的个人与机构，应根据有关法律进行处理。
七、其它
第三十二条 校内停止使用纸质形式办理公文和传递无密级公文，相关办文用纸不再付印，随着系统深入开发，逐步增加网络办事等各项功能。
第三十三条 学校及校属各单位工作人员，应充分认识公文处理工作的重要性，认真履行职责，积极配合公文处理电子化工作进行，认真参加电子办公系统操作培训，达到电子化办公相关要求。
第三十四条 校务系统用户必须严格遵守《互联网信息服务管理办法》等规定、条例。
第三十五条 本试行办法由校长办公室负责解释。
第三十六条 本试行办法自公布之日起实施。
