上外办〔2012〕2号                    签发人：张  峰

关于恢复收集纸质学生基本信息

并提交相关往届学生卡的通知

学生工作处、保卫处、研究生部及各教学部门：

我校就读学生的信息资料是学校档案的重要组成部分，具有较高的历史留存和资政参考作用，在加强学生管理、促进校友联系、完善校史编纂等方面具有重要价值。根据我国档案制度的相关要求，结合我校办学需要，现决定恢复收集纸质学生基本信息，并向各有关部门搜集现存往届学生纸质信息材料，具体通知如下：

一、高度重视学生纸质信息搜集工作。各教学部门和相关行政部门必须严格按照国家档案制度和学校的档案工作要求，做好学生纸质信息的填写、保存、保密、移交等各环节工作。安排专人做好纸质学生基本信息管理工作，加强同学校综合档案室的业务联系，做好档案员的任用、激励保障，安排本单位档案员按时参加各类培训，尽责履职完成相关工作。

二、认真做好学生纸质信息分类管理和转档工作。学生纸质信息的搜集、保存、管理和移交工作采用“属人管辖”原则，由各有关部门在学生入学时负责收集、管理，并在信息填写当学年及时向校综合档案室移交。具体分工安排如下：

研究生的纸质基本信息：由研究生部负责；

全日制本科生、专科生的纸质基本信息：由学生工作处牵头，各相关教学部门配合。

留学生的纸质基本信息：由国际文化交流学院牵头负责；

继续教育学院学生、网络教育学院学生由相关院系负责；

非学历在校学生的纸质基本信息：由各相关部门、院系负责（含集训部、培训部学生）。

各部门在做好纸质基本信息工作的同时，应向保卫处等相关职能部门及时提交纸质基本信息内容的备份。

考虑到基本信息的填写内容需与现时归档需求相契合，自2012级新生入校起，使用新的《上海外国语大学学生基本信息》表（简称《学生基本信息》表），原学生卡不再使用。新的《学生基本信息》表由学校统一印发，发放工作细节另行通知。

三、妥善做好学生纸质基本信息的保密工作。学生纸质基本信息的保存采取“专人管辖、查阅预批、信息保密”的工作原则，即学生纸质基本信息需由各部门安排专门人员进行日常保存，非管理专门人员若借阅需向管理人员和部门分管学生工作领导申请并经批准后方可借阅，实行登记借阅制度，严格对涉及学生个人资料内容进行保密，不得对外泄露学生基本信息。

四、做好现有往届学生遗留纸质信息资料的归档工作。根据我校档案查阅结果，现就部分往届学生的纸质信息资料归档要求进行说明：

1．2007年至2011级全日制学生由保卫处自该级学生毕业时移交校综合档案室；

2．凡留有进修生、1985（含）年前入校学生卡片或入学登记表等手工填写之学生基本信息资料的部门，请及时进行整理，并将该资料于2012年5月31日前提交学生综合档案室。

联系人：校综合档案室   张海荣   35372749

                                 校长办公室

二〇一二年一月五日

主题词：学生  信息  通知