科学的组织和合理的安排文件处理程序各个环节的工作，对于及时、准确的办理文件，提高办事效率、保证立卷质量具有重要意义。

登记

对上级领导机关以及有关单位的来文，由秘书先行标号登记。

登记栏目有：收文日期、收文编号、来文机关、来文字号、文件名称、处理号、备注等。

拟批

秘书登记后交校长办公室主任阅批，确定传阅、承办及协办部门，明确办理方式以及办理时限，或请有关校领导阅示。

办理

承办：根据校办主任的拟批和校领导的批示，将文件送至承办单位，承办部门在办结后要在文件处理单上填写承办结果、承办人，然后交校办。

传阅：每位校领导必须配备专门的文件夹，由秘书交校领导传阅，校领导之间不要直接传阅文件，以免造成中途遗失和查找困难。

如传阅文件的部门超过两个以上，部门负责人之间不要直接转手传阅文件，均由校办秘***传阅手续，以免造成中途遗失和查找困难。

注销

各部门按领导批示和文件要求处理后，将文件交秘书注销。秘书必须在收文处理单上注明注销时间。

归档

秘书将注销后的公文统一收存，保管在校办。为防止已办公文遗失，原则上每季度清理一次，全年公文于次年３－４月之前交文书档案室归档。