上外办〔2013〕25号                    签发人：张  峰

 

 

关于《上海外国语大学志（1995-2014年）》编纂工作近期任务要求的通知

 

各编志单位：

根据《<上海外国语大学志（1995-2014年）>编纂方案》有关要求，为促进校志编写进度，抓紧做好纲目设计、资料搜集和资料撰写工作，现就2013年5月至9月的校志编纂任务进行明确。

一、  做好启动工作、完善工作队伍

1.加强与上海市地方志办公室的沟通，争取上级支持与指导，举办全校性的启动仪式。结合地方志法规日宣传工作，通过启动仪式的举办，在全校范围扩大宣传校志编纂工作的历史意义和开展方式。

完成日期：5月10日  负责单位：校办（校志编纂室）

2.加强编志队伍建设，完善组织架构。成立校级校志编纂工作领导小组和编纂委员会，基本确定校级编纂室初期人员。明确各二级参编单位编志工作小组名单，按照“老中青结合”、“专兼职结合”原则，明确各二级编志小组的主管领导、分管领导和主笔人员名单，视情邀请老同志参加编志工作。做好各单位编志小组人员调整报备工作。

完成日期：5月31日  负责单位：各参编单位

二、  开展志书编写培训，启动建设参考资料库

3.做好志书编纂的首轮培训工作。依托上海市地方志办公室与兄弟院校及专家学者力量，就志书编写体例、规范、方法等内容做好集体培训。适时通过分组沟通和交流活动，开展编写培训、分纂培训等活动，提高编纂人员专业素养。

集体培训完成日期：5月24日  负责单位：校长办公室

4.开展编志参考资料提供业务。依托图书馆、档案室等实体资源，提供《上海外国语大学（1949-1994年）》及1995年以来的志书参考资料查询服务。依托校办网页和学校电子资源平台，提供相关志书编写参考资料，提供查询便利。

完成日期：5月10日  负责单位：校志编纂室、档案室

三、  调整篇章目录、完成大事记等纲目初纂

5.根据学校草拟的篇章目录，组织各参编部门根据本系统实际情况完善篇章目录结构，协调统一各篇章结构。由各参编部门根据自身需要和任务要求，对学校拟定的《篇章目录》进行修订，对于无需补充的，予以确认；对于确实需要补充和调整的，应向校志办报告，由校志办审核确定。

完成日期：6月30日  牵头部门：校志编纂室

6.确定校志大事记编写的基本原则和各单位概述编纂的指导意见，完成校级编写的大事记编写初稿，作为全校编志中概述部分的总纲。

完成日期：6月20日  负责部门：档案室

各部门依据学校确立的校志大事记初稿，结合大事记编纂的指导意见，结合本部门实际，完成本单位概述的初纂，作为本单位校志纵线的总纲，并报校志编纂室。

完成日期：9月30日  负责部门：各参编单位

四、  推进档案查阅和资料搜集，完善协调机制

7.推动各参编单位运用档案资料，完善档案归档工作，推动资料长编预备工作。鼓励各参编单位利用档案室各种载体，研究分析原始档案，做到数据有出处、说法有来源、结论有依据。建立参编部门查阅档案和补充提交历史档案的考核、评价机制。

完成日期：校志编写全过程  负责部门：档案室

8.鼓励各参编单位通过走访、实地调查、历史回顾等方式完成资料搜集工作，及时表彰资料搜集过程中的先进单位与先进个人。

完成时间：校志编写全过程  负责单位：校志编纂室

9.建立校志编写各单位分组协调机制，促进校志编写的资源共享和体例兼容。

至本学期结束前，至少要举行三次协调会议：

一是党务部门校志编写协调会议，协助部门：党委办公室校志编写小组

二是院系、科研单位等二级单位校志编写协调会议，落实“回溯源头”编写细则。协助部门：教务处、科研处的校志编写小组

三是教学管理部门校志编写协调会议，落实各种教育形式校志编写体例规范。协助部门：教务处校志编写小组。

具体安排另行通知。

完成日期：6月30日  牵头部门：校志编纂室

五、  建立考评机制，激励编志队伍

10.建立科学化的全过程评控机制，形成完善的考核机制，覆盖培训、档案资料查询、编纂进度、进度协调等各个环节，促进校志工作考核、评估工作的公开、公正，形成每半年制的校志编纂进度通报，指导校志编写工作，为做好评价工作准备基础。

完成日期：7月6日   负责部门：校志编纂室

有关校志编写的篇目调整和资料汇总，请报送至

xiaozhi@shisu.edu.cn.

联系人：校长办公室（校志编纂室） 廖文其35372217。

 

 

 

 

    校长办公室

2013年5月20日