上外办〔2018〕40号 签发人：李岩松
关于修订《上海外国语大学合同
管理规定》的通知
各单位：
《上海外国语大学合同管理规定》已经2018年第十六次校长办公会议审议通过，现予发布，自2018年12月1日起施行。原《上海外国语大学合同管理办法》（上外办〔2016〕4号）同时废止。
特此通知。
附件：《上海外国语大学合同管理规定》
上海外国语大学
2018年11月20日
附件
上海外国语大学合同管理规定
（上外办〔2016〕4号文，上外办〔2018〕40号第一次修订）
（经2018年第十六次校长办公会议审议通过）
第一章 总 则
为规范上海外国语大学（以下简称学校）的各类合同行为，加强合同管
理，维护学校合法权益，推进依法治校，根据《中华人民共和国合同法》以及有关法律法规，结合学校实际，制定本管理规定。
本管理规定所称“合同”是指以上海外国语大学及其授权内设机构名义与自然人、法人或者其他组织设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议，包括各种战略合作协议、框架合作协议、合作意向书等形式出现的合意契约。
学校法定代表人或者法定代表人授权委托的代理人在其代理权限和代理
期限内，可以代表学校签订、变更和解除合同。任何内设机构、个人，未获得学校书面委托授权的，一律不得以学校、内设机构名义对外签订合同。
学校按照“统一领导、归口管理、分级负责”的原则建立合同管理体系。
学校对合同进行统一管理，授权校长办公室进行合同业务综合管理，授权业务主管部门对其业务范围内的合同进行归口管理，并按照合同重要性程度由相应授权机构履行审批职责。
学校聘请常年法律顾问，负责对学校签订合同的内容提出法律建议，并
接受法律事务咨询。学校内设机构可根据需要，联系校内外法律专家参加合同的起草、修改和审核，参与合同的谈判，合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动。
学校内设机构确有需要另行聘请法律顾问的，需提交校长办公室审查后报分管校领导审批。
第二章 合同管理
“合同承办部门”是指对合同签订有实际需求，提请合同审批、负责合同履行的部门。其主要职责如下：
（一）具体组织合同的谈判、起草工作，负责提供审查的合同内容并提请审批；
（二）对合同相对方主体资格、委托代理权限、资信情况等要件进行核实，审查合同相对方盖有公章的工商营业执照、事业单位法人证、法定代表人委托授权书等，对合同的真实性、合法性、可行性负责；
（三）认真履行合同，及时组织实施，在履行中发现问题应及时上报，并积极解决；
（四）参加相关合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等活动；
（五）定期向业务主管部门提交合同基本情况台账，向业务主管部门报告合同履行情况、违约情况、变更或解除情况。台账报送周期由业务主管部门确定。
（六）参与其他与合同业务相关的活动。
“合同业务主管部门”是指经学校授权，在业务范围内负责合同审批、监督、检查工作的部门。“合同承办部门”同时为“合同业务主管部门”的，统称“合同业务主管部门”。合同业务主管部门的主要职责如下：
（一）审查承办部门提交的合同文本及附件材料；
（二）核查合同相对方相关资质证明；
（三）建立合同台账，载明合同编号、名称、相对方、金额、期限、主要合同内容、合同签署人、履行情况、违约情况、变更或解除情况等内容，并定期对承办部门进行监督检查和考核；
（四）拟定日常业务标准合同文本；
（五）拟定业务范围内合同管理实施细则；
（六）负责合同纠纷处理；
（七）建立合同档案，妥善保管合同审批、签订、履行过程中的内容资料，包括但不限于校内审批文件，授权委托书，往来函件，合同正本，附件，补充、变更或解除的协议，验收资料等，并定期将履行完毕的合同档案送交学校档案室存档；
（八）参与其他与合同业务相关的活动。
学校根据业务类型对合同进行分类，授权内设机构在业务范围内对合同进行归口管理。合同内容涉及两个或两个以上部门业务范畴的，根据合同性质或主要合同条款确定业务主管部门；不能确定的，经费管理部门为业务主管部门。
学校认为必要的，可授权业务主管部门刻制业务合同专用章；业务主管
部门认为必要的，可向学校申请刻制业务合同专用章。业务合同专用章需在校长办公室备案登记，专用章的使用应遵守学校印章管理相关规定，由业务主管部门保管使用。
第三章 合同订立与审批
除即时结清或另有规定外，订立合同应当采用书面形式。通过信件和数据电文（包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件等）就合同主要条款达成合意的，应当另行签订书面协议。
合同一般应以中文书写，合同有多语种版本的，中文版本效力不得
低于其他版本。合同承办部门应当保证中外文版本合同的一致性。因版本之间翻译不准确、内容不一致导致的纠纷，由承办部门承担相应责任。
合同承办部门起草合同时，应优先选择学校标准合同文本。尚未制定学校标准合同文本的，有国家、主管部门或行业协会标准文本的，建议采用国家、主管部门或行业协会标准文本。不具备上述两类文本的，业务承办部门应当选择使用适当的合同文本。
各业务主管部门应分类拟定学校标准合同文本，报送校长办公室审核。
合同承办部门应当通过办公自动化系统中的合同管理流程提请合同审批，完整填写合同审批表，陈述合同签订的背景、必要性、合同相对方资信情况、履约能力等内容，并提供相关支撑材料、涉外合同的中文文本。
合同的主要条款应当明确、无争议。主要条款应包括：当事人的姓名（名称）和住所，合同的标的、数量、质量、价款、报酬及结算方式，双方的权利义务，合同的履行期限、地点和方式，合同的变更解除、违约责任、法律适用及争议解决方式。
合同涉及多个部门的，在提交业务主管部门前，应当经业务相关部门会签。
重大事项决策、重要干部任免、重要项目安排、大额资金使用类合同（“三重一大”类合同），需按照校长办公会议或党委常委会议议事规则办理。
合同涉及以下事项的，应提交校长办公会议或党委常委会议审定：
（一）成立或合作设立法人、非法人组织的合同，例如设立学校、社团组织的；（二）以“上海外国语大学”名义成立或合作设立各类研究机构或开展类似重大合作项目的合同，例如设立不具有独立法人资格的非实体研究机构、研究平台的；以大学名义合作开展具有重大社会影响项目的，包括但不限于大型活动、特殊类别非学历培训的；主要利用大学品牌等无形资产获益的；
（三）与政府机构、企事业单位（含高校）、社会团体等具有实质性内容的全面合作合同；
（四）涉及学校重大合法权益的其他合同。
提交校长办公会议或党委常委会议审议的合同，应当经校长办公室审查，涉及金额往来的，还需提交财务处、审计处审查。按规定签署后，合同原件送校长办公室归档。
除十六条所列事项外的其他合同，由业务主管部门在授权范围内对提交的合同进行审批，包括但不限于合同条款、招投标手续、经费等内容，并作出审批通过、建议修改或不予核准的结论。
业务主管部门认为事项重大，主管部门不能决定的，应报请分管校领导批示或由分管校领导提请校领导集体决策。
第四章 合同签订与履行
法定代表人可直接签署合同。学校授权分管校领导、业务主管部门负责人在权限范围内代表学校签署合同。其他人员签署合同的，应当由各类合同实施细则另行规定或由学校出具授权委托书。合同签署人应当对合同内容负责。
授权委托书应当载明代理人姓名、身份证号、授权事项、授权期限等关键信息。属于分管校领导、业务主管部门合同审批权限内的授权事项，由分管校领导、业务主管部门负责人审批同意；属于校长办公会议或党委常委会议审议事项的授权，由法定代表人审批同意。
业务主管部门有业务合同专用章的，由主管部门根据审批意见用印；主管部门不具备业务合同专用章的，学校根据审批意见用印。所有合同用印应当根据承办部门在学校办公自动化系统“合同管理”流程的申请，一事一议，禁止未申请用印。提交用印的合同，必须填写完整且已按照要求进行签署，注明日期，所有材料一并加盖骑缝章。不得在空白合同上签字盖章。
合同生效后，合同承办部门负责跟踪合同履行情况，妥善保管合同文本、履行过程中的往来邮件、验收材料等内容。业务主管部门应当加强对合同承办部门的业务指导和监督检查。
学校财务处负责合同履行的收付款工作，根据审批流程表单、合同原件（复印件）、验收意见等方可办理财务结算。对具有以下情形的业务，财务处应拒绝付款并根据情节严重程度及时向校长办公室和校领导反映相关情况：
（一）合同审批手续不完备，未持有办理完结的审批表单和合同原件（复印件）等进行结算的；
（二）收付款单位与合同相对方名称不一致的；
（三）发票信息有误的；
（四）收付款方式、金额、单价、数量与合同内容不相符的；
（五）其他不符合国家和学校财务管理制度的。
第五章 合同变更与解除
学校各部门应当按照合同约定，认真履行合同，不得擅自变更或解
除合同。如因情况发生变化或出现不可抗力需要变更或者解除合同的，学校合同业务承办部门应在法律规定或合同约定的范围内先与相对方进行协商。
合同的变更或解除，一律采用书面形式。变更或解除合同的程序同
签订合同的程序要求一致。变更或解除合同提交审批时，必须说明合同变更或解除的理由、变更的内容、与原合同的关系等。
续签合同在提交审批时，需提供续签合同与原合同的关系、条款
变化等方面的说明以及原合同文本，供合同审批部门参考。续签合同的程序同签订合同的程序一致。
第六章 合同纠纷的处理
合同履行过程中，合同相对方违约的，合同承办部门应当及时将出现的问题、拟采取的措施向业务主管部门汇报，防止损失扩大。业务主管部门认为事项特别重要或复杂的，需与校长办公室进行沟通，由法律顾问参与解决，并将解决方案报分管校领导批准。
纠纷的解决，应按国家法律法规、合同约定的有关规定妥善处理。能协商解决的，应当订立书面协议协商解决；不能协商解决的，应当在诉讼时效内向人民法院提起诉讼，或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。国（境）内合同不建议采用仲裁方式。
处理纠纷发生的费用，包括但不限于诉讼费用、律师费用、专家咨询费用等，由合同承办部门承担，合同承办部门应当根据实际情况编制项目预算。
第七章 监督检查与责任追究
学校建立合同管理监督责任制度，将各内设机构合同签订及履行情况纳入年度考核与内设机构负责人经济责任审计范畴。
有下列情形之一，未给学校造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学校造成损失的，视其情节轻重和造成损失的大小分别给予不同的处理或处分，并由其承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关追究其刑事责任：
（一）未经学校批准或者授权，擅自以学校或者内设机构名义签订合同的；
（二）委托代理人超越代理权或者代理权终止后仍以学校或内设机构名义签订合同的；
（三）合同承办部门未调查对方资信情况、履约能力，未审查对方主体资格，给学校造成损失的；
（四）应签订书面合同而未签订的；
（五）丢失或者擅自销毁、隐匿合同、合同附件以及合同履行过程形成的各种函件、单据的；
（六）合同涉及学校秘密，有关人员违反保密义务的；
（七）没有按本管理规定履行职责的其他行为。
第八章 附 则
合同业务主管部门应当根据本管理规定并结合业务具体特点，按照《上海外国语大学行政规范性文件制定办法》制定合同管理实施细则。
本管理规定由校长办公会授权校长办公室负责解释。
本管理规定自2018年12月1日起正式施行。原《上海外国语大学合同管理办法》（上外办〔2016〕4号）同时废止。
